El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo emitió el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021 «Por el cual se determinan las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas que en virtud de lo señalado en el parágrafo transitorio del artículo 6 de la Ley 2069 de 2020, se reúnan durante el año 2021”.

De esta manera, la norma establece el plazo para realizar las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondiente al ejercicio del año 2019 y 2020, indicando que estas se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si llegada tal fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. 

En caso de que exista imposibilidad de realizar esta reunión cualquier asociado podrá solicitar a la entidad competente, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio.

Asimismo, cada sociedad podrá escoger si realiza la reunión de forma presencial, no presencial o mixta, para lo cual se deberá tener en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, y en particular lo establecido en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas. De elegir la modalidad presencial la sociedad será responsable de que se cumplan las medidas sanitarias determinadas por las autoridades.

Es importante señalar que, los administradores deben garantizar el ejercicio del derecho de inspección, el cual podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información. Cuando en una misma reunión se vayan a tratar los temas relaciones con el cierre del ejercicio de 2019 y 2020 este derecho se ejercerá dentro de un mismo término, según las normas legales y estatutarias aplicables al tipo societario de que se trate.

Así las cosas, los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección, podrán ser sancionados o removidos de sus cargos por la entidad competente.

Cabe señalar que, estas nuevas reglas son aplicables a todas las personas jurídicas incluyendo las propiedades horizontales; sin embargo, la aplicación de estas últimas debe realizarse dentro del marco de las disposiciones de la Ley 675 de 2001.